Gestione prenotazioni e arrivi

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Questa sezione offre consigli utili e strumenti su come gestire le prenotazioni e l’ospite della tua struttura.

Gestione prenotazioni

Gestire in modo efficiente e professionale la richiesta di prenotazione è una parte fondamentale del tuo lavoro e richiede professionalità, tempismo ed efficienza. Avere delle procedure standard limiterà il rischio d’errore e renderà meno stressante la gestione della tua casa vacanze all’Isola d’Elba.

Di seguito alcuni consigli per gestire in modo funzionale la procedura di prenotazione, dalla richiesta di disponibilità, alla restituzione del deposito cauzionale.

1. Crea email di risposta chiare ed efficienti

Nel prepararti a ricevere le richieste di prenotazione crea delle mail coprendo argomenti e informazioni richiesti più frequentemente: ulteriori dettagli sulla casa, costi e pagamenti, sconto per il traghetto, convenzioni, come arrivare etc.

Controlla più volte al giorno la tua casella di posta e assicurati di rispondere a tutte le richieste, entro poche ore dalla ricezione. Il tempismo gioca un ruolo fondamentale, il tuo potenziale cliente potrebbe aver richiesto la disponibilità anche ad altre strutture.

Curati di inviare risposte incisive, semplici e coerenti con le richieste effettuate dagli utenti.

Infoelba consiglia: FastReplyMail è un software cloud che abbiamo sviluppato per gestire le richieste di preventivo e prenotazione e le risposte alle email in pochi secondi e in modo efficace, per aumentare le prenotazioni dirette alle strutture ricettive. Richiedi maggiori informazione su FastReplyMail.

Anche in caso di non disponibilità per il periodo richiesto, rispondi ugualmente al cliente, informandolo della prenotazione preesistente e consigliandogli una data alternativa disponibile.

Qualora il cliente interessato alla tua casa vacanze non avesse risposto alla tua prima conferma di disponibilità, ricordati di ricontattarlo dopo qualche giorno. Il tuo potenziale ospite potrebbe essere ancora indeciso nel voler confermare o meno la richiesta di prenotazione.

Infoelba consiglia: Con FastReplyMail è possibile programmare un secondo invio di una nuova offerta o il reinvio della stessa. Richiedi maggiori informazione su FastReplyMail.

2. Acconto e conferma della prenotazione

Per la conferma della prenotazione, richiedi un acconto non superiore al 30% dell’ammontare totale, chiarendo se tale somma è rimborsabile e in che misura, e specificando in che data verrà richiesto il saldo.

Ricordati di menzionare eventuali costi aggiuntivi da pagare in loco, così come il deposito cauzionale. Il cliente non gradisce tali sorprese all’arrivo, eviterai così di incappare in possibili controversie.

3. Istruzioni sul check-in e check-out

Una volta ricevuta la somma a titolo di conferma della prenotazione, invia le specifiche sulla procedura di check-in e check-out insieme alle direzioni dettagliate su come raggiungere la tua casa vacanze.

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Gestione arrivi e partenze

Ricorda che i gestori o proprietari delle strutture ricettive hanno l’obbligo della comunicazione giornaliera alla questura dell’arrivo delle persone nel proprio appartamento, residence, hotel etc., utilizzando gratuitamente il Portale Alloggiati.

Incontra i tuoi ospiti il giorno della partenza così da poter ispezionare con discrezione la tua casa vacanze e rilevare eventuali danni causati durante il soggiorno. In accordo col cliente, calcolate il costo dell’eventuale danno subito deducendolo dal deposito di sicurezza che ritornerai indietro all’ospite previa consegna delle chiavi del tuo immobile.

Gestione reclami

A volte, pur avendo le migliori intenzioni e credendo di avere dato il massimo nell’ospitare il cliente, può capitare di dover ricevere una lamentela.

È nell’interesse comune risolvere le controversie. Se si è impossibilitati a recarsi personalmente sul posto, manda comunque una persona di fiducia. È fondamentale che il cliente possa confrontarsi e comunicare il problema personalmente. Sentirsi ascoltato lo aiuterà a scaricare la frustrazione.

Prova a risolvere il problema, se puoi, nell’immediato e tieni al corrente il cliente sui progressi fatti per far fronte alla situazione. Mantieni sempre un atteggiamento professionale, questo darà al cliente l’impressione che stai operando nel modo giusto per risolvere il problema.

Se ricevi troppi reclami per la stessa situazione (pulizie scarse, assenza o mancato funzionamento di apparecchi elettrici in dotazione all’interno della casa, pasti inadeguati), prendi in considerazione di dover risolvere il problema nel lungo termine.

A volte un problema, a seconda di come si è gestito, può trasformasi in un’opportunità. Contatta il cliente al suo ritorno dalle vacanze chiedendo un feedback sulla questione creatasi. Se il responso è positivo avrai avuto successo sul tuo operato ed il cliente te ne darà merito. In alternativa prendi in considerazione la possibilità di offrire un parziale rimborso e/o uno sconto sul prossimo soggiorno.

Gestione cancellazioni

Si consiglia di comunicare in modo chiaro e trasparente le politiche di cancellazione nel listino prezzi e a conferma della prenotazione. Questo eviterà possibili controversie tra le due parti.

Qualora si presenti la necessità per un cliente di dover cancellare la prenotazione, offri sempre un’alternativa. Per esempio spostare, se possibile, la prenotazione su un periodo diverso da quello riservato oppure trasferire la prenotazione a un parente o un amico.

Per far fronte al periodo vuoto a causa di una cancellazione, controlla eventuali richieste passate per lo stesso periodo alle quali non avevi dato disponibilità. Il cliente potrebbe non aver ancora confermato un’altra casa vacanze.

Promuovi la tua struttura inserendo una promozione, offerta o last minute sul portale infoelba.it.

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