AI in azienda, ma fatta bene: regole chiare, dati protetti e utilizzo consapevole
Come rendiamo più ordinato l’uso dell’AI
- Analisi degli strumenti già utilizzati
Verifichiamo come l’AI viene impiegata in azienda, quali servizi e account vengono utilizzati, quali attività vengono svolte e quali informazioni possono essere coinvolte. - Definizione delle regole di utilizzo
Prepariamo indicazioni operative comprensibili, specificando:- quali strumenti possono essere utilizzati;
- per quali attività è consentito impiegarli;
- quali informazioni non devono essere inserite;
- quando è necessaria una verifica umana;
- come gestire account, documenti e contenuti prodotti;
- a chi rivolgersi in caso di dubbi.
- Gestione corretta delle informazioni aziendali
Definiamo buone pratiche per ridurre il rischio che vengano condivisi impropriamente:- dati personali di clienti, dipendenti e fornitori;
- documenti riservati;
- informazioni commerciali e organizzative interne;
- credenziali, codici di accesso e dati tecnici;
- contenuti non destinati alla diffusione esterna.
- Controllo dei risultati generati dall’AI
Stabiliamo quando e come verificare testi, risposte, riassunti e informazioni prodotti dagli strumenti di AI, evitando che contenuti inesatti o non controllati vengano inviati ai clienti, utilizzati nelle procedure interne o pubblicati online. - Procedure operative condivise
Trasformiamo le indicazioni generali in modalità di lavoro applicabili alle attività quotidiane, differenziandole quando necessario in base ai ruoli, ai reparti e al livello di responsabilità. - Formazione operativa del personale
Presentiamo le regole e le procedure attraverso una sessione pratica, costruita sugli strumenti e sui casi d’uso dell’azienda, con esempi concreti e indicazioni facilmente applicabili.
Cosa ottiene l’azienda
- una fotografia chiara di come l’AI viene già utilizzata;
- regole operative semplici e condivise;
- indicazioni su strumenti, account e informazioni utilizzabili;
- procedure per verificare i contenuti generati dall’AI;
- maggiore controllo e minore rischio di utilizzi impropri;
- personale più consapevole e allineato nelle modalità di lavoro.
Le indicazioni vengono adattate alla realtà aziendale e devono poter essere applicate nel lavoro quotidiano. L’obiettivo non è vietare l’AI, ma consentirne un utilizzo utile, controllato e coerente con le responsabilità delle persone coinvolte.
Perché scegliere Infoelba
Infoelba conosce i processi digitali, gli strumenti software e le attività operative delle aziende. Questo ci permette di trasformare principi generali e buone pratiche in regole concretamente applicabili, tenendo conto delle piattaforme utilizzate, dei flussi di lavoro e delle competenze del personale.
Quando necessario, possiamo inoltre intervenire sugli aspetti tecnici: configurare gli strumenti, predisporre account aziendali, limitare le funzioni disponibili e integrare l’AI all’interno di ambienti più controllati.
Il servizio riguarda l’organizzazione operativa e tecnica dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale. Non sostituisce la consulenza legale, la valutazione del responsabile della protezione dei dati o altre verifiche specialistiche eventualmente necessarie.
FAQ
Il servizio è utile anche se utilizziamo soltanto ChatGPT o strumenti simili?
Sì. Anche l’utilizzo occasionale di strumenti pubblici può coinvolgere dati, documenti e informazioni aziendali. È quindi utile definire cosa può essere inserito, quali account utilizzare e come verificare i contenuti generati.
È necessario vietare l’utilizzo degli strumenti gratuiti?
Non necessariamente. La scelta dipende dalle attività svolte, dal tipo di informazioni trattate e dalle condizioni del servizio utilizzato. In alcuni casi può essere sufficiente limitarne l’uso; in altri è preferibile adottare account aziendali o strumenti più controllabili.
Le stesse regole valgono per tutto il personale?
Non sempre. Le regole possono cambiare in base al ruolo, alle informazioni accessibili e alle attività svolte. Chi gestisce dati amministrativi, commerciali o riservati può avere indicazioni diverse rispetto a chi utilizza l’AI soltanto per attività generiche.
Le regole sono complicate da applicare?
No. Devono essere chiare, proporzionate e compatibili con il lavoro quotidiano. Regole troppo teoriche o restrittive rischiano di non essere rispettate; per questo vengono costruite partendo dalle attività reali dell’azienda.
Come possiamo sapere se una risposta dell’AI è corretta?
I contenuti generati devono essere verificati da una persona competente, soprattutto quando riguardano dati, norme, prezzi, condizioni contrattuali, informazioni tecniche o comunicazioni destinate all’esterno. Le procedure indicano chi deve effettuare il controllo e in quali casi.
Il servizio garantisce la conformità alla normativa sulla privacy?
No. Il servizio aiuta a organizzare l’utilizzo operativo e tecnico degli strumenti di AI e a ridurre comportamenti impropri. Le valutazioni giuridiche e gli eventuali adempimenti in materia di protezione dei dati devono essere verificati con i consulenti competenti.
È possibile intervenire anche sulla configurazione tecnica degli strumenti?
Sì. In base alle piattaforme utilizzate, Infoelba può valutare account aziendali, permessi, limitazioni, integrazioni e soluzioni personalizzate per rendere l’ambiente di lavoro più controllato.
La formazione è adatta anche a chi ha poca esperienza con l’AI?
Sì. La formazione parte dalle attività quotidiane e utilizza esempi concreti, evitando tecnicismi non necessari. L’obiettivo è rendere le persone autonome nell’applicazione delle regole concordate.
