Furti digitali nelle strutture ricettive: come proteggere i documenti degli ospiti e tutelare la privacy

Negli ultimi mesi, il furto di documenti digitali da hotel, B&B e case vacanza ha riacceso l’allarme sulla gestione dei dati sensibili nel settore dell’ospitalità. Migliaia di scansioni di carte d’identità e passaporti sono finite sul dark web, evidenziando gravi criticità nel trattamento dei documenti da parte di molte strutture.

Oltre ai danni economici e reputazionali, il rischio per albergatori e proprietari è di incorrere in sanzioni per violazioni della normativa sulla privacy. In questo articolo analizziamo le regole previste dalla legge, le buone pratiche da adottare e gli errori da evitare, con una checklist utile per mettere in sicurezza i dati dei propri ospiti.

Perché è fondamentale agire subito

Tra giugno e agosto 2025, un attacco informatico ha colpito centinaia di strutture in Italia, con il furto di oltre 70.000 documenti d’identità digitalizzati. Le immagini ad alta risoluzione sono state rivendute online per fini illeciti: truffe, furti di identità e attività di social engineering.

Il Garante per la Privacy ha avviato indagini e ha ribadito l’obbligo di cancellare subito le copie dei documenti una volta eseguita la registrazione tramite il portale Alloggiati Web.

Cosa prevede la normativa

Le strutture ricettive, in base all’articolo 109 del TULPS e alle indicazioni del Garante per la Privacy, devono:

• Registrare gli ospiti entro 24 ore dall’arrivo attraverso il portale Alloggiati Web.
• Non conservare copie dei documenti (né cartacee né digitali) dopo l’invio dei dati alla Questura.
• Mantenere solo il registro delle presenze (schede alloggiati) per i tempi previsti, ma senza allegare le immagini dei documenti.

Gestione corretta dei documenti digitali: cosa fare (e cosa no)

Nei check-in moderni è frequente ricevere i documenti via email o WhatsApp. Questo semplifica le operazioni, ma aumenta il rischio di errori nella gestione dei dati.

✅ Cosa fare:

• Ricezione del documento: accettare il documento digitale solo se necessario. Preferire, quando possibile, la presentazione fisica all’arrivo.
• Registrazione dei dati: registrare i dati richiesti sul portale Alloggiati Web, senza salvare immagini o allegati.
• Cancellazione immediata: cancellare immediatamente file e messaggi ricevuti, inclusi cestini, gallerie e cartelle di download.
• Verifica della rimozione: controllare che non restino copie nei cloud o nei backup automatici (Google Drive, iCloud, ecc.).
• Comunicazione all’ospite: informare gli ospiti sull’uso dei dati e rassicurarli sull’eliminazione delle copie dopo la registrazione. Offri, quando possibile, l’alternativa della presentazione del documento fisico al check-in, senza invio digitale.

❌ Cosa non fare:

• Non conservare scansioni in cartelle condivise o sul desktop.
• Non archiviare i documenti nei gestionali o nei CRM.
• Non inviare i documenti via canali non sicuri o non protetti da autenticazione.

Checklist per strutture ricettive: proteggi i dati in 6 passi

1. Ricezione sicura: controlla che il documento arrivi tramite canali protetti e solo se strettamente necessario.
2. Registrazione tempestiva: inserisci i dati nel portale Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo.
3. Eliminazione file: cancella subito file, messaggi, allegati e immagini, anche da cestini e backup.
4. Controllo dispositivi: verifica che non siano rimaste copie in gallerie, cartelle condivise o servizi cloud.
5. Informazione agli ospiti: spiega chiaramente come viene gestito il loro documento.
6. Strumenti professionali: usa software per il pre-check-in che evitano la memorizzazione delle immagini e inviano i dati direttamente al portale ufficiale.

Strumenti utili per ridurre i rischi

L’uso di software gestionali integrati o sistemi di pre-check-in online riduce drasticamente la possibilità di errori umani. Questi strumenti permettono di acquisire solo i dati necessari, trasmetterli in modo sicuro, e non conservare le immagini dei documenti. Investire in soluzioni digitali conformi alla normativa è oggi una forma di tutela per la struttura… e per i suoi clienti.

Conclusione

La protezione dei dati degli ospiti è un dovere legale e un segno di professionalità. Una gestione corretta dei documenti rafforza la fiducia dei clienti, evita sanzioni e difende la reputazione della struttura. In un’epoca in cui la sicurezza informatica è sempre più a rischio, anche B&B e case vacanza devono dotarsi di strumenti adeguati e procedure ben definite.