Portale Servizio Alloggiati

Il Decreto del Ministero dell’Interno del 16 settembre 2021 che modifica il D.M. 7 gennaio 2013, è stato emanato in attuazione dell’art. 5 del decreto-legge n. 53 del 2019 (Decreto sicurezza bis), al fine di integrare le modalità di comunicazione con mezzi informatici e telematici dei dati delle persone alloggiate, ai sensi dell’art. 109 T.U.L.P.S.

Il decreto risponde alla necessità di chiarire i termini per la comunicazione dei dati delle persone alloggiate e stabilisce che tutti gli esercenti di strutture alberghiere e ricettive hanno l’obbligo di comunicare le generalità degli ospiti della struttura.

• Prima del 11 gennaio 2022: entro il termine delle 24 ore dall’arrivo della persona, a prescindere dalla durata del soggiorno.
• Dal 12 gennaio 2022: entro le 6 ore dall’arrivo, nel caso di soggiorni non superiori alle 24 ore.

Dal 2006 è stata avviata l’informatizzazione di questa procedura, attraverso il portale Alloggiati Web, messo a disposizione dalla Polizia di Stato.

Grazie al Decreto Crescita (secondo e terzo comma dell’art. 13 quater del Dl 34/2019 ), l’Agenzia delle Entrate ha libero accesso ai dati inseriti su Alloggiati Web per effettuare controlli sulla correttezza degli adempimenti fiscali e per verificare il pagamento della tassa di soggiorno (nei comuni in cui viene applicata).

La mancata comunicazione dei nominativi prevede l’arresto fino a tre mesi o una sanzione pecuniaria fino a 206 euro (come previsto dal Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza).

Con la nuova versione del Portale Alloggiati è stato introdotto un nuovo meccanismo di accesso/sicurezza che non prevede più l’uso del certificato digitale. In sostituzione di quest’ultimo è stato creato un set di codici dispositivi che l’utente riceve già in fase di abilitazione dalla Questura competente territorialmente.

Come iscriversi al portale Alloggiati

Per poter effettuare il primo accesso al portale, occorre richiedere l’abilitazione alla Questura territorialmente competente, ovvero la Questura di Livorno per chi ha un alloggio all’Isola d’Elba.

Per richiedere l’abilitazione, i gestori delle strutture devono fare richiesta tramite PEC all’ufficio U.P.G.A.I.P. (Ufficio Provinciale Gestione Automatizzata Informazioni Polizia) all’indirizzo dipps141.00F0@pecps.poliziadistato.it inviando il nuovo modulo alloggiati web giugno 2021, reperibile sul sito della questura di Livorno, copia di un documento di riconoscimento e copia della licenza di esercizio o SCIA inizio attività se per uso professionale, se non professionale (privato) copia della registrazione alla Regione Toscana affitti brevi.

Per tutte le utenze già censite nel portale che utilizzano il certificato digitale, entro la data di scadenza, dovranno migrare in autonomia al nuovo sistema di autenticazione. Nel caso di certificato digitale scaduto sarà necessario contattare la Questura di Livorno tramite PEC (ufficio U.P.G.A.I.P.).

Come effettuare la migrazione autonomamente

Dalla home-page del portale aprire il menù SUPPORTO e selezionare RECUPERA CREDENZIALI e successivamente Scarica i Codici di Accesso con il Certificato Digitale.

Inserendo correttamente nome utente e password il sistema proporrà il download dei nuovi codici dispositivi creati.

Autenticazione

Per accedere ai servizi del portale Alloggiati Web entrare sul portale Alloggiati e selezionare il menù ACCESSO > CODICI > Area di lavoro (Codici).

Effettuato l’accesso, il sistema mostrerà un tastierino numerico per l’inserimento e la verifica dei codici dispositivi. L’utente ha una scheda codici nella quale sono presenti 16 gruppi di codici e ogni gruppo è formato da una stringa di 4 numeri. Il sistema indicherà, tramite una generazione casuale, quale numero della stringa di un determinato gruppo di codici inserire nei riquadri bianchi.

Compilazione della scheda alloggiati

Una volta eseguito il login nel sistema, per la compilazione della scheda alloggiati occorre inserire le generalità dell’ospite, la data di arrivo e i giorni di permanenza. Il sistema prevede che sia specificato se l’ospite è solo oppure accompagnato da familiari o da un gruppo di persone.

Il servizio invio file permettere alle strutture ricettive in possesso di un software gestionale di creare in modo automatizzato uno o più elenchi di alloggiati senza dover inserire un ospite per volta.

La schedina alloggiati deve essere compilata e inviata per ogni cliente entro 24 ore dalla data di inizio del soggiorno (entro 6 ore nel caso di soggiorni non superiori alle 24 ore).

Dopo qualche ora dal termine della procedura, il sistema fornisce una ricevuta di trasmissione firmata digitalmente che ne attesta il buon esito e che dovrà essere conservata a riprova dell’avvenuta comunicazione.

Dopo aver spedito le schedine alloggiati, ci sono 30 giorni tempo per SCARICARE e SALVARE una copia delle ricevute sul proprio computer (o meglio su una unità di memoria esterna (chiavetta USB o Hard DIsk Esterno), per poi conservarle per 5 anni e mostrarle in caso di eventuali controlli.

Nei casi in cui sussistano problematiche di natura tecnica al sistema web che impediscano la trasmissione secondo le modalità previste, la comunicazione delle generalità dei soggetti alloggiati deve essere effettuata tramite posta elettronica certificata.