Gestione prenotazioni

Questa sezione offre consigli utili e strumenti su come gestire le prenotazioni della tua struttura.

Gestire in modo efficiente e professionale la richiesta di prenotazione è una parte fondamentale del tuo lavoro e richiede professionalità, tempismo ed efficienza. Avere delle procedure standard limiterà il rischio d’errore e renderà meno stressante la gestione della tua casa vacanze all’Isola d’Elba.

Di seguito alcuni consigli per gestire in modo funzionale la procedura di prenotazione, dalla richiesta di disponibilità, alla restituzione del deposito cauzionale.

1. Crea email di risposta chiare ed efficienti

Nel prepararti a ricevere le richieste di prenotazione crea delle mail coprendo argomenti e informazioni richiesti più frequentemente: ulteriori dettagli sulla casa, costi e pagamenti, sconto per il traghetto, convenzioni, come arrivare etc.

Controlla più volte al giorno la tua casella di posta e assicurati di rispondere a tutte le richieste, entro poche ore dalla ricezione. Il tempismo gioca un ruolo fondamentale, il tuo potenziale cliente potrebbe aver richiesto la disponibilità anche ad altre strutture.

Curati di inviare risposte incisive, semplici e coerenti con le richieste effettuate dagli utenti.

Anche in caso di non disponibilità per il periodo richiesto, rispondi ugualmente al cliente, informandolo della prenotazione preesistente e consigliandogli una data alternativa disponibile.

Qualora il cliente interessato alla tua casa vacanze non avesse risposto alla tua prima conferma di disponibilità, ricordati di ricontattarlo dopo qualche giorno. Il tuo potenziale ospite potrebbe essere ancora indeciso nel voler confermare o meno la richiesta di prenotazione.

2. Acconto e conferma della prenotazione

Per la conferma della prenotazione, richiedi un acconto non superiore al 30% dell’ammontare totale, chiarendo se tale somma è rimborsabile e in che misura, e specificando in che data verrà richiesto il saldo.

Ricordati di menzionare eventuali costi aggiuntivi da pagare in loco, così come il deposito cauzionale. Il cliente non gradisce tali sorprese all’arrivo, eviterai così di incappare in possibili controversie.

3. Istruzioni sul check-in e check-out

Una volta ricevuta la somma a titolo di conferma della prenotazione, invia le specifiche sulla procedura di check-in e check-out insieme alle direzioni dettagliate su come raggiungere la tua casa vacanze.

I consigli di infoelba: Prepara la tua casa vacanze prima dell’arrivo dei tuoi ospiti »

Gestione cancellazioni

Si consiglia di comunicare in modo chiaro e trasparente le politiche di cancellazione nel listino prezzi e a conferma della prenotazione. Questo eviterà possibili controversie tra le due parti.

Qualora si presenti la necessità per un cliente di dover cancellare la prenotazione, offri sempre un’alternativa. Per esempio spostare, se possibile, la prenotazione su un periodo diverso da quello riservato oppure trasferire la prenotazione a un parente o un amico.

Per far fronte al periodo vuoto a causa di una cancellazione, controlla eventuali richieste passate per lo stesso periodo alle quali non avevi dato disponibilità. Il cliente potrebbe non aver ancora confermato un’altra casa vacanze.

Promuovi la tua struttura inserendo una promozione, offerta o last minute sul portale infoelba.it.